Welche Dateien sakto liest und wie Sie sie exportieren

Bitten Sie den Steuerberater oder die Buchhaltung der Gesellschaft um die Saldenlisten (SuSa) als Excel oder CSV. sakto erkennt Format, Kontenrahmen (SKR03, SKR04 oder den österreichischen EKR) und Jahre und fragt nach, wenn es nicht eindeutig ist. Daneben liest sakto DATEV-BWAs, als PDF gedruckte Jahresabschlüsse, DATEV-Buchungsexporte, eine Rechnungsliste aus dem Fakturaprogramm, E-Rechnungen und einen Businessplan; wie Sie diese erhalten, steht unter „Weitere Dateien“.

Was sakto liest

Saldenlisten (Excel, CSV, DATEV-SuSa, auch als PDF gedruckt)
DATEV-BWAs (PDF, Excel oder CSV)
Jahresabschlüsse (Bilanz und GuV als PDF)
DATEV-Buchungsexporte (Buchungsstapel, Debitoren, Kreditoren als CSV)
Businesspläne (Excel)
Rechnungslisten und E-Rechnungen (Excel oder CSV, XRechnung oder ZUGFeRD / Factur-X, im Bereich Kunden)

Saldenlisten: Exporte nach Software

DATEV Kanzlei-Rechnungswesen: Auswertungen → Summen- und Saldenliste, ein Monat je Datei, dann Weitergeben → „Nachbearbeiten in Excel“. Ein Ordner mit Monatsdateien lässt sich auf einmal ablegen. Eine Jahres-SuSa mit Saldo geht ebenso. Auch die als PDF gedruckte SuSa wird gelesen, wenn sie alle bebuchten Konten mit Null-Salden enthält; ein gescanntes PDF nicht.
DATEV Unternehmen online: Auswertungen Rechnungswesen → Summen- und Saldenliste → Export als CSV. Die CSV-Datei wird so gelesen, wie sie ist.
BMD NTCS: FIBU → Auswertungen → Saldenliste, dann das Excel-Symbol. sakto fragt nach dem Zeitraum, den die Liste abdeckt.
RZL: Saldenliste Sachkonten, nach Excel oder CSV exportiert. Der Monat wird aus dem Seitenkopf gelesen; fehlt er, fragt sakto nach.
Excel: Jede Saldenliste mit Kontonummer, Kontobezeichnung und Saldo: eine Spalte je Jahr oder ein Blatt je Jahr.

Weitere Dateien, und wie Sie sie erhalten

DATEV-BWA: Auswertungen → BWA, Form 01, 04 oder 05 (ihre Kurzfristige Erfolgsrechnung oder Jahresübersicht), als PDF gedruckt oder nach Excel oder CSV exportiert. Allein wird sie als GuV gelesen, ohne Bilanz; neben der SuSa abgelegt, wird jede ihrer Zeilen mit ihr abgeglichen.
Jahresabschluss: Der Jahresabschluss so, wie der Steuerberater ihn als PDF druckt: Bilanz und GuV nach dem Gesamtkostenverfahren, Geschäftsjahr und Vorjahr, nach HGB oder UGB. Jede Zwischensumme muss aufgehen und das Ergebnis zur Bilanz passen, sonst wird die Datei mit Begründung abgelehnt. Ein Scan und ein Rumpfgeschäftsjahr werden nicht gelesen.
DATEV-Buchungsexporte: Bitten Sie den Steuerberater um den Export im DATEV-Format (CSV-Dateien, die mit „EXTF“ beginnen): die Buchungsstapel jedes Geschäftsjahres sowie die Debitoren und Kreditoren mit ihren Namen. Sie ergeben die Kunden, die wiederkehrenden Erlöse und die Erlöse laut Rechnungen gegen die gebuchten, in einem Mandat.
Rechnungsliste aus dem Fakturaprogramm: Die Liste der Ausgangsrechnungen, nach Excel oder CSV exportiert: eine Zeile je Rechnung mit Kunde, Rechnungsdatum und Nettobetrag. Kundennummer, Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Abrechnungsart und Produkt werden gelesen, wo die Liste sie hat.
E-Rechnungen: Die Ausgangs-E-Rechnungen so, wie sie versandt wurden: XRechnung als .xml, ZUGFeRD oder Factur-X als .pdf, viele auf einmal. Ein PDF ohne die Rechnungsdaten darin ist keine E-Rechnung und wird nicht als solche gelesen.
Businessplan: Der Plan als Excel-Arbeitsmappe: ein Blatt je Rechenwerk (GuV, Bilanz, Liquidität), die Jahre oder Monate in einer Zeile unter IST und PLAN, die Zeilennamen links. Tausend werden gelesen, wo das Blatt „in TEUR“ sagt. Ein Blatt mit Annahmen wird als Text behalten; jedes andere Blatt wird als nicht gelesen aufgeführt.

Dateiformate

Gelesen: .xlsx, .xlsm, .xls, .csv, .tsv, .txt, .pdf. E-Rechnungen auch als .xml (XRechnung), im Bereich Kunden. Bis zu 50 MB je Upload.

Nicht gelesen, und was stattdessen hilft

.zip ein ZIP-Archiv: entpacken und die Dateien darin ablegen
.ods eine OpenDocument-Tabelle: als .xlsx speichern
.xml eine XML-Datei: in Excel öffnen und als .xlsx speichern, außer einer XRechnung-E-Rechnung, gelesen im Bereich Kunden
.xlsb eine binäre Excel-Arbeitsmappe: in Excel öffnen und als .xlsx speichern
.numbers eine Apple-Numbers-Datei: nach Excel (.xlsx) exportieren